Press "Enter" to skip to content

Zarządzanie dokumentami – jakie usługi wchodzą w ich skład?

Chcąc zadbać o prawidłowe realizowanie firmowych działań i usprawnienie procesów, jakie mają miejsce w przedsiębiorstwie, warto zadbać o wiele kwestii. Jedną z nich jest zarządzanie dokumentami, które pozwoli Ci zadbać o firmowe zbiory i mieć pewność, że wszelkie procedury związane z obiegiem dokumentacji są prawidłowe. Sprawdźmy o czym mowa i w jaki sposób najlepiej zadbać o tę kwestię w swojej firmie!

Zarządzanie dokumentami – obowiązek każdego przedsiębiorcy

Zanim jednak przejdziemy do sedna, warto powiedzieć o jednej rzeczy – zarządzanie dokumentami jest bardzo istotne w każdym przedsiębiorstwie, ponieważ nie tylko pozwoli to na znaczne przyspieszenie procesów, jakie mają miejsce w firmie, ale również pozwolą Ci dostosować się do wymogów, jakie stawiają polskie przepisy prawne, mówiące np. o tym, że niektóre pisma, umowy czy akta trzeba przechowywać przez okres kilku albo kilkudziesięciu lat.

Zarządzanie dokumentami to bardzo wiele zróżnicowanych działań. Które z nich należą do tych najważniejszych i czym się charakteryzują?

  • Archiwizowanie dokumentów

Absolutną podstawą jest tutaj przechowywanie dokumentów – najlepiej w specjalnie wydzielonym do tego archiwum, w którym panują odpowiednie warunki do tego, aby firmowe zbiory nie zniszczyły się na przestrzeni wielu lat. Oczywiście wymaga to poświęcenia sporej ilości czasu, a często również pieniędzy – na szczęście nie pozostajesz na polu bitwy sam i możesz skorzystać z usług specjalistów, którzy zarchiwizują dokumenty za Ciebie.

Na rynku działa bowiem wiele firm outsourcingowych, które mają do swojej dyspozycji nowoczesne archiwa dokumentów – dzięki nim przechowasz swoje zbiory bezpiecznie i zaoszczędzisz wiele pieniędzy. Możesz też skorzystać z nowoczesnej alternatywy, jaką jest stworzenie e-archiwum i wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu dostęp do nich będzie o wiele łatwiejszy i szybszy, co pozwoli na znaczny rozwój przedsiębiorstwa. Oczywiście za wdrożenie tego systemu również odpowiedzialni będą specjaliści, więc zostaniesz odciążony od tego obowiązku.

  • Niszczenie dokumentacji

W sytuacji, kiedy dokumenty przestaną być aktualne, a ich przechowywanie nie będzie już potrzebne, niezbędne okaże się niszczenie dokumentów. Często mówimy tutaj o całkiem sporych zbiorach, dlatego niezbędne jest skorzystanie z wielu nowoczesnych urządzeń – w tej sytuacji również możesz skorzystać z usług ekspertów w zakresie zarządzania dokumentami. Zapewnią Ci oni sprawną obsługę i szybkie pozbycie się problemu.

  • Skanowanie dokumentów

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga kompleksowe skanowania dużej liczby różnego rodzaju umów, pism i akt pracowników – w tej sytuacji także warto skorzystać z usług specjalistów, którzy posiadają zarówno specjalistyczny sprzęt, jak również nowoczesne systemy informatyczne, dzięki którym uda Ci się wdrożyć rozwiązania szybko i zaoszczędzić sporo czasu.

  • Obsługa kancelarii i korespondencji

Zewnętrzni specjaliści mogą również odpowiadać za Twoją wychodzącą i przychodzącą korespondencję – dzięki temu zyskasz lepszą kontrolę i będziesz mieć szansę na o wiele bardziej profesjonalną obsługę swoich klientów.

Jak widać zarządzanie dokumentami to temat bardzo szeroki – warto zadbać o niego jak najlepiej i wybrać taką firmę outsourcingową, która spełni w stu procentach Twoje oczekiwania. Zapoznaj się więc dokładnie z ofertami wielu firm, porównaj je i zyskaj rozwiązania, dzięki którym będziesz mieć możliwość harmonijnego rozwoju swojej firmy!